Deine Anmeldung zum Kontingent für das 25. World Scout Jamboree 2023 in Südkorea startet unter https://anmeldung.worldscoutjamboree.de/registration
In diesem HowTo werden wir den Unit Leiter BiPi komplett anmelden.
Aber keine Angst, für Teilnehmer*innen und ISTs funktioniert es genauso, die haben nur ein paar Felder weniger auszufüllen.
Falls du über dieses HowTo hinaus noch fragen hast, kannst du dich über info@worldscoutjamboree.de melden.
Oder du schaust bei https://worldscoutjamboree.de/faq-anmeldung vorbei.
Registrierung
Als erstes musst du dich in unserem Anmeldeportal unter https://anmeldung.worldscoutjamboree.de/registration registrieren.
Eine Registrierung ist noch keine komplette Anmeldung zum Jamboree, sondern nur das Anlegen deines Accounts.
Um deinen Account anzulegen, musst du folgende Felder ausfüllen
- Vorname
- Nachname
- Haupt-E-Mail → Am Besten die Mailadresse des Teilnehmenden. Später ist es auch möglich noch weitere Kontaktadressen anzulegen.
- Wunschrolle
- Teilnehmer*in → Für alle, die zwischen dem 22.07.2005 und dem 31.07.2009 geboren wurden.
- Unit Leitung → Für alle, die über 18 sind und Lust haben Verantwortung für eine Unit zu übernehmen.
- IST → Für alle, die vor dem 22.07.2005 geboren sind und Lust haben einen Job auf dem Jamboree zu übernehmen.
- Kontingentsteam → Für alle Mitglieder des Kontingentsteams.
- Geburtstag → Gib hier deinen Geburtstag im Format mm.dd.yyyy ein, so können wir gleich überprüfen ob du das richtige Alter für deine Wunschrolle hast.
Wenn du auf den „Registrieren“-Button drückst (und du alles richtig eingegeben hast) erscheint folgende Nachricht und du solltest eine Mail erhalten:
Wenn du einen Fehler bei deinen Angaben gemacht hast, erscheint eine Nachricht wie diese:
Jetzt hast du die Möglichkeit deine Daten noch einmal einzugeben und es ein weiteres mal zu probieren.
Oder du schaust unter https://worldscoutjamboree.de/faq-anmeldung vorbei, dort gibt es vielleicht schon eine Lösung für dein Problem.
Falls du gar nicht mehr weiter kommst, helfen wir dir unter info@worldscoutjamboree.de gerne weiter.
Mail und erste Anmeldung
Nun solltest du in deinem Mail-Postfach eine Mail von info@worldscoutjamboree.de erhalten haben. Ist dies nicht der Fall, schau auch auch einmal in deinem SPAM Verzeichnis, ob die Mail vielleicht dort gelandet ist.
Der wichtige Link in der Mail ist „Bitte lege zuerst dein Passwort fest und stelle danach deine Anmeldung hier fertig: Passwort initial setzen.„
Über ihn gelangst du auf folgende Seite:
Nach der Eingabe deines Passworts (am Besten nutzt du dafür einen Passwortmanager) landest du auf deiner Profilseite.
Profil vollständig ausfüllen
Auf deiner Profilseite ist noch nicht so viel zu sehen. Um das zu ändern und uns die notwendigen Daten für deine Anmeldung zu geben, musst du auf „Bearbeiten“ klicken.
Jetzt ist es an der Reihe alle Felder auszufüllen. Um dich richtig zuordnen zu können benötigen wir zuallererst deine Kontaktdaten:
Da wir gemeinsam nach Südkorea fahren möchten, benötigst du auch einen Reisepass. Spätestens wenn wir die Flüge buchen, benötigen wir diese Daten auch von dir.
Da dies voraussichtlich erst 2022 passiert, ist es nicht schlimm, wenn du jetzt noch keinen Reisepass einträgst.
Falls du einen Reisepass hast, der jetzt gültig ist aber in den nächsten beiden Jahren abläuft, kannst du ihn auch gerne eintragen. Wir werden dich dann daran erinnern, einen neuen Reisepass zu beantragen.
Die weiteren Angaben benötigen wir z.B. um dir eine Tracht in der richtigen Größe zu bestellen oder deine Unit-Leiter*innen darüber zu informieren, ob du schwimmen kannst oder warum du mit auf das Jamboree möchtest.
Keine Angst, wir wissen, dass diese Daten sich über die Zeit ändern können, du kannst daher die meisten Daten, die du hier eingibst auch später noch ändern.
Jetzt kannst du zur Sicherheit zwischen speichern. Dann musst du entweder nochmal auf „Bearbeiten“ drücken, oder du wechselst einfach direkt das Tab zu weitere Kontaktdaten:
Hier unterscheidet sich die Anmeldung für Personen, die jünger als 18 sind. Diese geben anstelle eines Notfallkontaktes jeweils ihre Personensorgeberechtigten ein.
Falls es nur eine sorgeberechtigte Person gibt, ist das über den Haken „Es gibt nur eine sorgeberechtige Person“ anzugeben.
Als nächstes geht es im Tab „Verbandszugehörigkeit“ weiter. Hier ist es wichtig, dass du möglichst genau deinen Stamm angibst.
Ist dein Stamm nicht Teil der Liste, kannst du ihn auch händisch eintragen. Dafür musst du einfach in das Feld klicken und tippen.
Du Mmusst Mitglied in einem rdp Verband (BdP, BMPPD, DPSG, VCP oder PSG) sein, um am Jamboree teilzunehmen.
Um dies zu überprüfen, benötigen wir deine Mitgliedsnummer.
Falls du Teilnehmer*in bist, siehst du zusätzlich das Feld „Unit Tag“ hier kannst du den Code, den du von deiner potentiellen Unit-Leitung erhalten hast eingeben.
Der Code ist keine Voraussetzung für die Teilnahme. Er hilft uns aber, genauso wie dein Stamm, bei der Zuordnung zu einer Unit.
Die Bezahlung der Jamboree Beitrags erfolgt über ein SEPA-Lastschriftverfahren.
Hierfür musst du die Kontodaten vollständig ausfüllen. Mehr zur Finanzierung des Jamborees findest du unter https://www.worldscoutjamboree.de/jamboree-korea-2023/der-teilnahmebeitrag/
Als letztes musst du den Gesundheitsbogen ausfüllen. Wir werden die Daten unseren Ärzt*innen, deiner Unit-Leitung und, sofern notwendig dem Veranstalter in Südkorea zur Verfügung stellen.
Wenn du Rückfragen zum Medizinbogen hast, kannst du dich gerne an unser Medizin Team wenden: medizin-info@worldscoutjamboree.de
Nach Ausfüllen des Medizinbogens, kannst du dein Profil speichern. Es sollte nun etwas ausführlicher aussehen:
Anmeldung drucken und Unterschreiben
Nun, da wir alle benötigten Daten für deine Anmeldung haben, können wir deine Anmeldung generieren.
Es kann auch passieren, dass einige Felder keine korrekten Daten enthalten. Erkennt unser Anmeldeportal das, dann sieht es z.B. so aus:
Auch hier hast du die Möglichkeit deine Daten zu korrigieren und es ein weiteres mal zu probieren.
Oder du schaust unter https://worldscoutjamboree.de/faq-anmeldung vorbei, dort gibt es vielleicht schon eine Lösung für dein Problem.
Falls du gar nicht mehr weiter kommst, helfen wir dir unter info@worldscoutjamboree.de gerne weiter.
Vorschau anzeigen
Wenn du dir ein Bild von deiner Anmeldung machen willst, kannst du über „Vorschau anzeigen“ ein PDF generieren, das alle Daten deiner Anmeldung enthält.
Findest du in dem PDF noch einen Fehler oder etwas was du ändern möchtest, so kannst du ohne Probleme deine Kontaktdaten wieder ändern.
Dieses PDF ist in keinem Fall zum Upload gedacht, da wir so nicht garantieren können, dass deine Daten zwischen Druck und Upload gleich geblieben sind.
Anmeldung drucken
Mit dem Knopf „Verbindlich drucken“ generierst du deine Anmeldung und sperrst bestimmte Felder (z.B. Geburtsdatum, Name, Rolle und SEPA) zur weiteren Bearbeitung.
Das PDF beinhaltet alle Dokumente, die du zur Anmeldung benötigst:
- Anmeldung (Alle)
- SEPA Lastschriftverfahren (Alle)
- Gesundheitsfragebogen (Alle)
- Vertraulichkeitsvereinbarung (Unit-Leiter*innen und Kontingentsteam)
- Empfehlung als Mitglied einer Unit-Leitung (Unit-Leiter*innen)
Ein Beispiel PDF sowie die weiteren Vertragsbestandteile (Reisebedingungen und Datenschutzvereinbarung) findest du unter https://worldscoutjamboree.de/downloads
Die verschiedenen Seiten des PDFs müssen an allen Vertragsteilen unterschrieben werden.
Wenn du unter 18 bist, müssen auch deine Personensorgeberechtigten unterschreiben.
Anmeldung hochladen
Um die Anmeldung abzuschließen musst du noch alle unter Upload benötigten Dokumente einzeln als PDF hochladen.
Falls du keinen Scanner hast, gibt dir dein Handy die Möglichkeit ein Blatt als PDF einzuscannen (Android / IOS).
Bitte achte darauf, dass die PDFs gut lesbar und in ausreichender Qualität hochgeladen werden, sonst können wir deine Anmeldung nicht bestätigen.
Den Upload deines Reisepasses benötigen wir um deine Daten (Name, Geburtsdatum und Ausweisnummer) abzugleichen.
Alle anderen Felder kannst du gerne verdecken. Falls du noch keinen Reisepass besitzt, reicht für die Anmeldung auch ein Personalausweis oder Kinderpass.
Du bist Unit Leiter*innen oder teil des Kontingentsteam und musst ein Nachweis des Führungszeugnis hochladen?
Hier erfährst du mehr dazu!
Nach dem Upload der Dokumente erscheint „Vielen Dank für den Upload, wir überprüfen die hochgeladenen PDFs und geben dir dann Bescheid.“
Und du kannst deine Dokumente selbst noch einmal einsehen oder im Zweifelsfall aktualisieren.
Nun ist es Zeit für unser Kontingentsteam deine Anmeldung zu überprüfen und den korrekten Eingang der Dokumente zu Bestätigen.
Dies kann aber einige Wochen dauern, wir erwarten über 1500 Anmeldungen.
Eine finale Bestätigung deiner Teilnahme erhältst du Ende des Jahres, wenn du fest einer Unit zugeordnet bist.